บทความ

เปลี่ยนฝ่ายบุคคลใหม่ต้องเริ่มต้นยังไงกับงานดูแลเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

คนเราลาไปออกคนใหม่เข้ามาดูแลแทนเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้กับทุกองค์กร การหมุนเวียนเปลี่ยนตัวพนักงานอาจเกิดจากการลาออกของพนักงานหรือเกิดจากการโยกย้ายตำแหน่งซึ่งหากเป็นตำแหน่งที่ต้องรับผิดชอบตัวเครื่องและรายงานของสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าองค์กรคงต้องมีแผนรองรับกันหน่อย เพราะบางครั้งการลาออกก็แบบปุปปัปไม่มีการผ่องถ่ายงานไม่มีการสอนงานกันไว้ ความรับผิดชอบทั้งหมดเลยต้องตกเป็นของคนใหม่ที่เข้ามารับช่วงต่อ กรณีที่เจ้าหน้าที่คนใหม่เคยผ่านงานการดูแลเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้ามาก่อนก็คงไม่ยากที่จะเรียนรู้และสานงานต่อได้ แต่หากเจ้าหน้าที่คนใหม่ไม่เคยทำระบบนี้มาก่อนอาจต้องใช้เวลาสักระยะกว่าจะเรียนรู้และเข้าใจระบบงาน บทความนี้แอดมินจึงเขียนขึ้นมาเพื่ออธิบายภาพรวมให้กับผู้ดูแลเครื่องสแกนคนใหม่ทราบว่าโดยภาพรวมแล้วจะต้องดำเนินการอะไรบ้างอย่างไรบ้าง? สรุปได้ดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลทั่วไปของเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเราสามารถดาวน์โหลดข้อมูลได้ทั้งผ่านระบบแลนและผ่าน usb flash drive เราจะต้องทราบว่าวิธีการโหลดข้อมูลขององค์กรว่าเป็นแบบไหน 
- กรณีที่ผ่านระบบแลนสามารถเปิดโปรแกรมและดาวน์โหลดข้อมูลได้เลยที่เมนู "เครื่องบันทึกเวลา > เชื่อมต่อ > ดาวน์โหลด"
- กรณีที่ใช้ usb flash drive ก็ให้ใช้ usb flash drive 2.0 (ตัวเครื่องรองรับเฉพาะ usb 2.0) ดาวน์โหลดข้อมูลที่ เมนู > รายงาน > บันทึก และนำข้อมูลดังกล่าวเข้าสู่โปรแกรมที่  เมนูนำเข้า usb

2. กรณีที่มีการเพิ่มพนักงานใหม่เราจะต้องเพิ่มข้อมูลที่เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าก่อนเสมอ แล้วจึงโหลดข้อมูลเข้ามาที่โปรแกรมจากนั้นข้อมูลพนักงานใหม่จะอยู่ที่ Start Department จากนั้นให้แก้ไขชื่อและโอนย้ายแผนกไปยังแผนกที่พนักงานสังกัดอยู่

3. กรณีที่มีการตั้งกะการทำงาน พนักงานใหม่จะโอนย้ายเข้ามาเราจะต้องเข้าไปตั้งกะการทำงานก่อนเราจึงจะใช้เมนูคำนวณเวลา สรุปขาดลามาสายโอทีได้ หากไม่ตั้งกะให้พนักงานเราไม่สามารถดูรายงานส่วนนี้ได้ โดยให้ตะกะการทำงานที่ เมนูตั้งตารางเวลา เมนูย่อยข้อ 3 ตั้งตารางการทำงานให้พนักงาน

4. เราสามารถเรียกดูรายงานได้ที่ เมนูคำนวณเวลา โดยในเมนูนี้มีรายงานให้เราเลือกประมาณ 7 รูปแบบทั้งรายงานแบบง่ายๆ รายงานแบบลิสบันทึกเวลา รายงานแบบคำนวณเวลา เราสามารถเลือกดูรายงานได้ตามที่ต้องการ เมื่อต้องการส่งออกข้อมูลไปยัง excel ก็สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงเข้าไปที่เมนู "ส่งออกข้อมูล" 

5. การลบข้อมูลต่างๆ เช่น บันทึกเวลาหรือลบพนักงานที่ลาออกไปแล้ว เราสามารถลบได้ที่หน้าเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้า โดยหากต้องการลบพนักงานก็ให้เข้าไปที่ เมนู > ผู้ใช้ > แก้ไข > เลือกรหัสที่ต้องการจะลบข้อมูล กด ok เข้าไปแล้วเลื่อนลงมาด้านล่างจะพบว่ามีคำสั่งให้ลบ ส่วนการลบบันทึกเวลาให้เข้าไปที่ เมนู > ตั้งค่า > เครื่อง > ลบบันทึกเวลาทั้งหมด การสั่งลบบันทึกเวลาไม่สามารถสั่งลบบางช่วงเวลาได้ หากต้องการลบจะต้องลบทั้งหมดเท่านั้น เครื่องสแกนบางรุ่นอาจต้องยืนยันรหัสผ่าน หากเครื่องสแกนสอบถามรหัสผ่านให้กด 8282

หลักๆ ข้อมูลเบื้องต้นในการใช้งานมีเพียงแค่นี้ สำหรับลูกค้าต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถติดต่อสอบถามแอดมินได้เลย แอดมินช่วยแนะนำวิธีการใช้งานให้ไห้ (แต่ขอสงวนไว้สำหรับลูกค้าที่สั่งซื้อเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าจากทางเราเท่านั้น)
www.charoentech.com