บทความ

ข้อมูลบันทึกเวลาของพนักงานหายไปบางช่วงเวลา

บทความนี้จะมาพูดถึงเรื่องข้อมูลบันทึกเวลาหายไปบางช่วงซึ่งเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่สร้างความหนักอกหนักใจให้แก่ผู้ใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าไม่น้อย เนื่องจากหากบันทึกเวลาหายไปแน่นอนว่าจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อการเข้าและออกงานของพนักงาน ข้อมูลเวลาหายไปใครเข้าใครออกกี่โมงเราจะไม่สามารถทราบได้ คำถามคือแล้วเราจะทำอย่างไรถ้ามันหายไปจริงๆ โอกาสที่จะทำให้บันทึกเวลาหายไปมีอะไรบ้าง เราสามารถเรียกคืนมาได้ไหม? และเราจะสามารถป้องกันเหตุการณ์นี้ได้อย่างไร คำถามพวกนี้คงเป็นสิ่งที่ผู้ใช้งานคงอยากทราบข้อมูลมากที่สุด แต่จะดีกว่าไหมถ้าเราเรียนรู้ ป้องกัน ก่อนปัญหาจะเกิดขึ้น! 

มาทำความเข้าใจกับบันทึกเวลาของระบบเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้ากันก่อน ซึ่งระบบจะถูกออกแบบมาให้ทุกการสแกนไม่ว่าจะหน้าหรือนิ้วหรือทาบบัตรทุกอย่างจะถูกบันทึกอยู่ในหน่วยความจำของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าเครื่องนั้นๆ เมื่อเราต้องการเรียกดูข้อมูลเราจึงทำการดึงข้อมูลบันทึกเวลาเข้าสู่โปรแกรม premium time จากนั้นก็ดูรายงานได้เลย แต่แน่นอนว่าคงมีผู้ใช้งานบางท่านพบว่าเวลาบางช่วงเวลาขาดหายไป เช่น ข้อมูลบันทึกเวลาของวันที่ 10/11/2560 ถึงวันที่ 6/12/2560 หายไป ไม่มีข้อมูลใดๆ แต่หลังจากวันที่ 6/12/2560 มีบันทึกเวลาตามปกติ! บันทึกเวลาหายไปไหน เราจะเรียกคืนมาได้ไหม? เราจะมาคลี่คลายประเด็นนี้กันต่อ

บันทึกเวลาที่หายไปอาจเกิดขึ้นได้ 2 กรณีคือ
1. เรายังไม่ได้ดาวน์โหลดบันทึกเวลาจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าเข้าโปรแกรม 
2. โหลดแล้ว 100% แต่ข้อมูลในโปรแกรมหายไป

วิธีแก้ไขก็ไม่ยากถ้าเรายังไม่มีการสั่งลบบันทึกเวลาในเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้ (สำหรับผู้ใช้งานการเชื่อมต่อผ่านระบบแลนด์หรือผ่านสาย usb data link เท่านั้น) 
1. เชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้า จากนั้นไปที่ดาวน์โหลด เลือกดาวน์โหลด all
2. กำหนดช่วงวันที่ที่เราต้องการข้อมูล จากโจทย์คือวันที่ 10/11/2560-6/12/2560 แล้วก็ตอบตกลง
3. เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าก็จะดึงบันทึกเวลาในช่วงวันที่ดังกล่าวให้เราแบบอัตโนมัติ หลังจากนั้นก็เข้าไปดูรายงานได้เลย 
แต่หากเราสั่งลบบันทึกเวลาไปแล้วเราจะไม่สามารถเรียกเวลาในช่วงนั้นกลับมาได้อีก กรณีที่มีการสั่งลบบันทึกเวลาไปแล้วและพบว่าบันทึกเวลาบางช่วงหายไปจากโปรแกรมเราจะไม่สามารถเรียกคืนมาได้อีก 

ดังนั้นวิธีป้องกั้นหากเกิดปัญหานี้เราควรดำเนินการดังนี้
1. ไม่สั่งลบบันทึกเวลาอัตโนมัติหลังจากที่ดาวน์โหลดสำเร็จ เพราะหากเกิดปัญหาระหว่างการดาวน์โหลดข้อมูลไม่เข้าโปรแกรมแต่เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้ามองว่าได้ส่งข้อมูลออกไปครบถ้วนแล้ว เครื่องก็จะสั่งลบข้อมูลทันที
2. หมั่นโหลดข้อมูลจากตัวเครื่องเข้าไปที่โปรแกรมพร้อมตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูล
3. ตรวจสอบให้มั่นใจว่าได้ข้อมูลครบถ้วนก่อนสั่งลบบันทึกเวลา

แน่นอนว่าทุกปัญหาย่อมมีทางออก และทุกอย่างเราสามารถเรียนรู้เพื่อให้สามารถใช้งานอุปกรณ์ได้อย่างเต็มที่ได้
www.charoentech.com